Doc SaaS Nextcloud

Nextcloud est un logiciel libre qui permet de stocker des fichiers sur un serveur distant, communément appelé un « cloud ».

Nous proposons Nextcloud en mode SaaS.

Administration

Nous vous fournissons un accès “admin” vous permettant de gérer les utilisateurs/groupes, les paramètres d’administration (notamment les mises à jour) et l’installation d’applications (contacts, calendrier, etc.).

Gestion des utilisateurs/groupes

Dans le menu en haut à droite (en cliquant sur votre image de profil), vous pouvez cliquer sur Utilisateurs.

Dans cette page de gestion des utilisateurs/groupes, vous avez la liste utilisateurs et des groupes.

Nouvel utilisateur

Via le lien Nouvel utilisateur vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur.

Les paramètres indispensables sont « Nom d’utilisateur » et « E-mail ».

L’ajout d’un nouvel utilisateur va lui envoyer un email de bienvenue contenant notamment un lien pour initialiser son mot de passe.

Ajouter un groupe

Via le lien Ajouter un groupe vous pouvez créer un nouveau groupe.

Un groupe sert à simplifier la gestion de ressources destinées à plusieurs utilisateurs, par exemple vous pourrez partager un fichier avec un groupe au lieu de le faire avec plusieurs utilisateurs.

Une fois vos groupes créés, vous pouvez ainsi mettre un utilisateur dans un ou plusieurs groupes lors de l’ajout d’un nouvel utilisateur ou après coup.

Le groupe admin est spécial et sert à attribuer les droits complets d’administration à d’autres utilisateurs : c’est à utiliser avec précaution.

Supprimer un utilisateur

Dans la liste des utilisateurs, vous avez accès pour chaque utilisateur à droite à la possibilité de « désactiver l’utilisateur » (cela permet de le réactiver plus tard si besoin) ou « Supprimer l’utilisateur » ce qui supprime le compte et toutes les données. Attention cela va également supprimer tous ses fichiers, ce qui peut être embêtant si des fichiers partagés sont importants pour d’autres personnes.

Dossiers de groupes

Par défaut nous installons l’application « Group Folders » permettant de créer des dossiers de groupes.

Nous conseillons d’utiliser au maximum des dossiers de groupes : cela évite que les fichiers soient partagés par un seul utilisateur qui pourrait retirer les droits par erreur, ou l’utilisateur pourrait être supprimé dans le futur. Les dossiers de groupes ont l’immense avantage de ne pas risquer de disparaître.

Vous pouvez créer des dossiers de groupes via le menu Dossiers de groupes dans les paramètres d’administration.

Mises à jour

Dans le menu en haut à droite (en cliquant sur votre image de profil), vous pouvez cliquer sur Paramètres d’administration. Vous devriez arriver sur la page « Vue d’ensemble » qui indique votre version de Nextcloud et vous propose de faire une mise à jour si une nouvelle version est disponible.

Pour faire la mise à jour, prévenez vos utilisateurs et cliquez sur Ouvrir l’interface de mise à jour : suivez les instructions pour réaliser la mise à jour, cela devrait rendre votre Nextcloud indisponible pendant quelques minutes. En cas de problème lors de la mise à jour, ouvrez nous un ticket avec le message d’erreur obtenu.

Bon à savoir :

• NextCloud effectue ses mises à jour de version en version. Si vous êtes en version 25 et souhaitez passer en version 27, il faudra suivre deux fois le processus de mise à jour ;
• En cas de problème durant la mise à jour, il est possible que votre Nextcloud reste en mode maintenance. Nous vous recommandons donc de la faire en heures ouvrées (9-12h, 14-18h) afin que nous puissions vous débloquer rapidement si besoin.

Utilisation

Nous allons documenter ici uniquement les cas d’utilisation qui nous sont souvent demandés. Vous pouvez aussi consulter la documentation en français de nos amis de Coopaname : https://documentation.coopaname.coop/

Vous pouvez utiliser Nextcloud :

• Via une interface web accessible à partir de n’importe quel navigateur (depuis un PC ou un smartphone) ;
• Dans un dossier local, grâce à l’application de synchronisation Nextcloud (disponible sur Linux, Mac et Windows) ;
• Sur un lecteur réseau avec le protocole WebDAV (disponibles sur Linux, Mac et Windows) ;
• Via une application mobile Android ou iPhone.

Le choix des modes d’accès dépend de vos cas d’usage :

• Si vous utilisez Nextcloud pour stocker des données très volumineuses que vous ne voulez pas stocker localement, il est plus intéressant d’utiliser l’interface web et/ou un lecteur réseau WebDAV ;
• Si vous utilisez Nextcloud comme solution de sauvegarde de vos fichiers locaux, vous aurez besoin de l’application de synchronisation ;
• Si vous utilisez beaucoup les applications comme le calendrier ou l’éditeur collaboratif, vous utiliserez plutôt l’interface web.

Dans la plupart les cas d’usage, sauf stockage volumineux, nous conseillons d’installer l’application de synchronisation et d’utiliser l’interface web pour tout usage autre que du stockage ou du partage (collaboration, calendrier…).

Mot de passe oublié

Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié ? afin de recevoir par email un lien pour réinitialiser votre mot de passe.

Partager un fichier/répertoire

Pour tous vos fichiers ou répertoires, vous pouvez les partager en cliquant sur l’icône de partage avec les possibilités suivantes :

• partager avec un autre utilisateur Nextcloud
• partager avec tous les utilisateurs d’un groupe Nextcloud
• créer un Lien de partage permettant un accès à de personnes externes

Par défaut, le partage est en lecture seule, si besoin vous devez cliquer sur Autoriser la modification pour un partage interne, ou Peut modifier pour un lien de partage.

Attention, si les fichiers/répertoires ont vocation à être durables sur le temps, nous vous conseillons de passer par des Dossiers de groupes qui ne seront jamais affectés en cas de la suppression d’un utilisateur dans le futur.

Android

Application Nextcloud sur Google Play Store.

Sauvegardes

Nextcloud va conserver en interne les modifications d’un fichier (gestion des versions) et permettre de restaurer une ancienne version.

Nextcloud va garder également tous les Fichiers supprimés.

En cas de problème, vous devriez donc pouvoir récupérer un ancien fichier.

Nous réalisons également une sauvegarde du serveur chaque nuit avec conservation pendant 3 jours, ainsi que le 1er du mois courant et précédent. Si besoin de restaurer une sauvegarde, vous pouvez nous ouvrir un ticket.