Doc Sympa

Nous proposons un service de listes de diffusion basé sur Sympa accessible gratuitement sous réserve d’accepter nos CGU.

Le service est disponible à l’adresse https://tchatche.evolix.org/

Créer un compte

Renseignez votre adresse email sur https://tchatche.evolix.org/wws/firstpasswd

Vous allez ensuite recevoir un lien qui vous permettra de définir votre mot de passe.

Administration d’une liste

Créer une nouvelle liste

Vous pouvez demander la création d’une nouvelle liste, dont vous serez le « gestionnaire privilégié ».

Une fois connecté à votre compte, allez sur https://tchatche.evolix.org/wws/create_list_request

Vous devez impérativement remplir :

  • Nom de liste : mettez un nom simple en lettres minuscules sans espace, par exemple frioul-membres
  • Type de liste : sélectionnez l’option la plus appropriée suivant votre besoin, voir ci-dessous (sera modifiable par la suite)
  • Objet : description ultra-courte sur une seule ligne (sera modifiable par la suite)
  • Public visé : mettez le thème, en général Autres (sera modifiable par la suite)
  • Description : description qui peut être plus longue (sera modifiable par la suite)

Concernant le « Type de liste » votre choix va définir les droits d’accès sur la liste. Ces droits d’accès seront modifiables plus finement par la suite, et dans tous les cas nous vous conseillons de revérifier si chaque option vous convient. Voici les 3 choix de « Type de liste » que nous conseillons :

  • Paramétrage adapté à une newsletter : pour une newsletter publique avec abonnements ouverts
  • Liste de discussion publique : pour des échanges publics entre les abonnés avec abonnements ouverts
  • Paramétrage pour un groupe de travail : pour des échanges privés entre les abonnés avec abonnements modérés

Une fois que vous avez validée votre demande de création, la liste doit être validée par Evolix.

Vous aurez un message « Liste non encore activée. Veuillez attendre qu’un listmaster l’active pour pouvoir l’utiliser. »

Si vous trouvez que cela tarde trop, vous pouvez nous relance via IRC sur le canal #evolix sur serveur irc.libera.chat.

Configuration de votre liste

Vous devez être connecté avec votre compte et sélectionner votre liste dans https://tchatche.evolix.org/wws/lists

Cliquez ensuite sur « Configurer la liste » sur la page, ou sur « Admin » dans la colonne de gauche.

Vous avez alors un menu « Configurer la liste » et nous vous conseillons de bien vérifier :

  • Définition de la liste : notamment l’Objet de la liste et sa visibilité (publique, juste les abonnés ou personne)
  • Diffusion/réception : notamment qui peut diffuser des messages
  • Droits d’accès : c’est important de vérifier tous les droits de votre liste : qui peut s’abonner, qui a accès à la liste des abonnés, etc.
  • Les archives : pour activer ou non un archivage des messages, et définir qui a accès aux archives
  • DKIM/DMARC/ARC : pour forcer l’adresse expéditrice de la liste, ce qui est fortement recommandé (voir plus bas)
  • Messages-types : pour ajouter un texte à la fin de chaque message, notamment un lien de désabonnement

Note : n’oubliez pas de cliquer sur “Mise à jour” au bas de la page pour enregistrer tous vos changements.

Forcer l’adresse email expéditrice

Pour différentes raisons - notamment de délivrabilité - on recommande fortement de l’expéditeur de chaque message échangé avec l’adresse email de la liste.

Pour faire cela, vous devez allez dans Configurer la liste > DKIM/DMARC/ARC et spécifier une protection DMARC pour all (ce qui va forcer l’adresse expéditrice avec l’adresse de la liste).

Vous devez aussi choisir Nouveau format de nom From (phrase) pour définir comment sera affiché le nom complet de l’expéditeur. Nous vous conseillons de choisir :

  • “Nom” (via List) : pour ne PAS mettre l’adresse email de l’expéditeur dans le From
  • “Nom” (courriel) : pour mettre l’adresse email de l’expéditeur dans le From

Attention, suivant les logiciels de messagerie (Thunderbird, Outlook, Roundcube, etc.) le From est affiché différemment, parfois tronqué

En complément vous pouvez aussi ajuster l’entête Reply-To: via Configurer la liste > Diffusion/réception > Adresse de réponse. Ainsi, on pourra avoir une liste qui renvoie vers l’adresse de l’expéditeur (sender) ou de la liste (list) quand un ou une utilisatrice choisit de « Répondre à la liste ». Tout dépend si vous avez une liste avec de nombreuses personnes abonnés et que vous voulez inciter ou non à répondre en privé. Malheureusement beaucoup de personnes ont pris l’habitude faire « Répondre à tous » ce qui n’est pas idéal si vous choisissez un Reply-To: vers l’adresse de l’expéditeur car il pourrait recevoir la réponse en double. Dans ce cas il faut encourager les utilisateurs à utiliser uniquement « Répondre » pour répondre en privé et « Répondre à la liste » pour répondre à tout le monde (cette option n’existe malheureusement pas sur tous les logiciels de messagerie).

Ajouter un texte à la fin des messages

Chaque message a des informations pour se désabonner dans ses entêtes, permettant à certains clients de messagerie de proposer un bouton de désabonnement. Par exemple GMAIL va afficher un lien « Se désabonner » dans chaque message, et même accessible sans ouvrir le message. Néanmoins ça n’est pas le cas de tous les clients de messagerie, donc nous conseillons d’ajouter un texte concernant le désabonnement dans chaque message.

Pour faire cela, vous devez allez dans Configurer la liste > Messages-types > Ajouts aux messages diffusés > Editer Attachement de fin de message. Vous pouvez par exemple mettre un message (à adapter) :

Vous recevez cet email car vous suivez la liste "frioul-membres" liste de discussions de l'association Frioul
Vous ne voulez plus recevoir ces emails ? Rendez-vous sur le lien https://tchatche.evolix.org/wws/signoff/frioul-membres
ou écrivez un email à l'adresse `sympa@tchatche.evolix.org` avec le sujet "unsubscribe frioul-membres"

Personnaliser les messages

Pour personnaliser les messages de bienvenue, rejet, etc., ça se passe dans Configurer la liste > Messages-types

Si vous êtes abonnés à une liste

Désabonnement

Si vous un message avec un expéditeur en @tchatche.evolix.org vous devriez pouvoir vous désabonner en allant sur https://tchatche.evolix.org/wws/signoff/LISTE en remplaçant LISTE par le nom de la liste.

Vous pouvez également écrire un email à l’adresse sympa@tchatche.evolix.org avec le sujet unsubscribe LISTE en remplaçant LISTE par le nom de la liste.

Archives

Vous devriez pouvoir consulter les archives de la liste en allant sur https://tchatche.evolix.org/wws/arc/LISTE en remplaçant LISTE par le nom de la liste.

Documentation

FAQ

emails non reçus par une liste ?

L’expéditeur devrait avoir reçu un message d’erreur.

À noter aussi que les adresses expéditrices sont refusées si elles commencent par mailer-daemon@, sympa@, listserv@, mailman@, majordomo@, smartlist@, $conf_email@.

emails vers une liste non archivée ?

Un message ne sera pas archivé si il a un entête X-No-Archive: yes.

Support

En cas de problème avec un service, consultez la page de support des Logiciels en Libre Service.